La trasformazione digitale ha reso l’archiviazione dei documenti un processo più rapido ed efficiente, eliminando la necessità di conservare fisicamente grandi quantità di carta. L’archiviazione documentale è regolata da norme specifiche, assicurando che ogni documento sia gestito in modo sicuro, tracciabile e conforme ai requisiti di legge, così da favorire maggiore efficienza durante le attività quotidiane.
Per conservare i documenti nel rispetto delle norme in vigore, vediamo quali sono i passaggi fondamentali e le soluzioni più sicure e veloci.
La gestione dei documenti: l’archiviazione digitale
In passato, si era soliti raccogliere i documenti cartacei in cartelle e archiviarli in base alle proprie esigenze organizzative in schedari o altri supporti fisici, ora con l’avvento del digitale il sistema di gestione documentale è stato completamente rivoluzionato. La quasi totalità dei documenti sono in formato digitale e per l’archiviazione si utilizzano pc, tablet, usb, hard disk, cloud e altri strumenti informatici.
L’archiviazione elettronica consiste in una serie di attività che hanno lo scopo di memorizzare, organizzare e gestire i documenti in formato elettronico per garantirne l’integrità, l’autenticità e l’accessibilità.
Per una corretta e sicura gestione, archiviazione e conservazione sono state introdotte alcune norme italiane (Codice dell’Amministrazione Digitale) e a livello europeo (Regolamento eIDAS e il GDPR) che stabiliscono quali sono i passaggi per un’archiviazione documentale a norma.
Durante il processo di archiviazione, i documenti devono rimanere integri nel tempo, bisogna proteggerli per evitare qualsiasi tipo di manomissioni e soprattutto è fondamentale garantirne la rintracciabilità in modo rapido.
Come gestire l’archiviazione documentale
Come abbiamo sottolineato, il processo di archiviazione deve seguire dei rigidi passaggi e non si possono di certo raccogliere i documenti in modo disordinato e modificarli nel tempo, per questo è fondamentale utilizzare dei software aziendali che automatizzano tali attività.
I software di gestione, archiviazione e conservazione documentale permettono di automatizzare questi processi offrendo diverse funzioni:
– protocollano i documenti in entrata e in uscita;
– suddividono i file e generano delle etichette anche con barcode per una rapida consultazione;
– monitorano gli accessi e ne consentono l’utilizzo solo ai soggetti autorizzati;
– creano interconnessioni tra documenti per una maggiore rapidità ed efficienza dei flussi produttivi.
I software per la gestione documentale possono essere usati su diversi dispositivi, così da essere consultabili in qualsiasi momento, inoltre forniscono report dettagliati delle attività e presentano altissimi livelli di sicurezza, per evitare qualsiasi tipo di manomissione o accesso non autorizzato.
Il protocollo informatico
Per le pubbliche amministrazioni e gli enti, è stato introdotto il protocollo informatico, un sistema di gestione dei documenti che è in grado di registrare, classificare, archiviare e conservare i documenti garantendone la trasparenza e l’integrità.
Il protocollo informatico segue tutti quindi i passaggi di un’archiviazione documentale a norma ed è obbligatorio adottarlo per tutte le pubbliche amministrazioni. Nello specifico, ogni documento in entrata o in uscita viene “protocollato” e gli si assegna un codice univoco, la data e l’ora e i dati del mittente o del destinatario, così da avere la completa tracciabilità e reperibilità di ogni singolo file.
Con il protocollo informatico si limitano gli errori e non si perdono le informazioni, inoltre è uno strumento utile per monitorare e ordinare il flusso in entrata e in uscita dei documenti.
Conservazione documentale a norma
Quando i documenti sono stati tracciati e archiviati vi è la fase conclusiva del processo, la conservazione documentale, che è sempre disciplinata da specifiche norme di legge. I documenti per avere una validità legale devono essere conservati nel modo corretto per garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
I software per la gestione, l’archiviazione e la conservazione documentale integrano funzioni conformi alle Linee Guida AgID, al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e al Regolamento eIDAS, garantendo che ogni documento informatico abbia validità legale e possa avere valore probatorio nei confronti di terzi.
La conservazione è l’ultimo step dell’archiviazione documentale e consiste nel trasferimento elettronico del documento in un sistema sicuro e certificato, dove ogni file viene sigillato digitalmente e protetto da eventuali modifiche. Secondo la legge, tutti i documenti devono essere conservati per almeno 10 anni e solo trascorso questo intervallo di tempo, si possono eliminare o archiviare in sistemi non certificati o protetti.
Per vigilare sull’intero sistema viene solitamente nominato un Responsabile della Gestione Documentale, che opera secondo le procedure e le norme di legge in materia di archiviazione documentale.
Gestione delle PEC
Tra i documenti che hanno valore legale e devono essere archiviati a norma, vi sono le PEC (Posta Elettronica Certificata), che hanno la stessa funzione digitale delle raccomandate con ricevuta di invio e di ritorno.
I software per l’archiviazione documentale a norma integrano anche la gestione, il tracciamento e la conservazione delle PEC, consentendo di raccogliere in un unico sistema tutti i messaggi inviati e ricevuti, insieme alle relative ricevute di accettazione e consegna. In questo modo, ogni comunicazione è tracciabile, integra e mantiene valore legale nel tempo.