Quello della rilevazione delle presenze in azienda è oggi un tema caldo. È infatti essenziale per chi gestisce il personale poter avere dati certi sull’entrata e l’uscita dei vari soggetti in azienda, che si tratti di personale o di clienti momentaneamente ospiti della struttura. Da un lato la principale esigenza è correlata alla preparazione delle paghe, ma anche alla verifica del godimento di ferie e permessi; dall’altro lato sono necessarie anche rilevazioni che tengano conto di fattori correlati alla sicurezza. Esistono in commercio software per la rilevazione delle presenze che permettono di avere sempre dati precisi, rilevabili quotidianamente.
Come si effettua la rilevazione delle presenze
Un qualsiasi software per la rilevazione delle presenze è solitamente correlato a un’apparecchiatura fisica, che rileva i dati in entrata e in uscita dei dipendenti di un’azienda. Stiamo parlando di quelle che sono comunemente dette timbratrici, che in alcune situazioni si utilizzano per tutto il personale che accede a un immobile, compresa la dirigenza, e in altri casi sono sostituite da soggetti preposti alla verifica delle entrate e delle uscite. Ad oggi non esistono prescrizioni per quanto riguarda la modalità di rilevazione delle presenze; certamente però tale rilevazione è necessaria. Non solo considerando l’insieme degli immobili che fanno parte di un’azienda, ma anche all’interno di specifiche e precise aree. In tutte le aziende è infatti presente una zona in cui si devono conservare i server aziendali, con i dati sensibili di clienti e dipendenti. A tali aree solo alcuni soggetti hanno il permesso di accedere.
A cosa servono le presenze
Non è difficile da comprendere, per chi gestisce il personale è essenziale sapere quando i dipendenti di un’azienda entrano ed escono. Le informazioni si utilizzano infatti per preparare le paghe mensili considerando le effettive ore lavorate; rilevando le presenze si calcolano anche le ore di ferie godute o l’eventuale utilizzo di permessi. In alcune realtà esiste la banca ore, metodologia di conteggio delle ore lavorate che necessita per forza di dati sicuri sull’accesso agli edifici aziendali. Un software per la rilevazione delle presenze acquisisce questi dati in automatico quotidianamente e li mette a disposizione dell’ufficio di gestione delle risorse umane. Questo permette di verificare che i dipendenti rispettino gli orari di ingresso e di entrata, ma anche di certificarli in modo certo e sicuro.
Un software funzionale e versatile
I programmi per la rilevazione delle presenze oggi disponibili in commercio consentono di stampare i file con accessi e uscite nel formato che si preferisce, per poi poterli usare nel modo che si ritiene più adatto. Inoltre sono disponibili software che operano direttamente sul web, evitando la necessità di installare il programma su uno o più terminali. In questo modo chi deve verificare gli accessi può visualizzare i dati da qualsiasi terminale, anche da casa o da mobile, utilizzando apposite credenziali concesse dall’azienda. Allo stesso modo questo tipo di operatività permette di richiedere l’aiuto da parte di consulenti esterni per la preparazione delle paghe, consentendo loro di visualizzare i dati mese per mese, o anche giorno per giorno.
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